Gildissvið: Tilgangur verklagsins er að staðla upplýsingar til ríkisaðila sem óska eftir að leigja túlkabúnað utanríkisráðuneytisins. Þá er verklaginu ætlað að skýra hlutverk tæknimanna utanríkisráðuneytisins á fundum þar sem túlkabúnaður er leigður.
Ábyrgð:
Deildarstjóri tölvudeildar utanríkisráðuneytis ber ábyrgð á að unnið sé eftir verklaginu.
Starfsfólk tölvudeildar starfar samkvæmt verklagsreglunni.
Framkvæmd:
- Beiðnir frá ríkisaðilum um afnot af túlkabúnaði utanríkisráðuneytis skulu berast á netfangið helpdesk@utn.is.
- Beiðni
- Beiðni skal berast að minnsta kosti 7 virkum dögum fyrir dagsetningu fundar.
- Í beiðninni skal koma fram kennitala stofnunnar og undirskriftaraðili afnotasamnings.
- Beiðnin skal innhalda upplýsingar um staðsetningu fundar og nákvæmar tímasetningar varðandi notkun á búnaðinum, s.s. hvenær fundurinn muni fara fram og hvenær óskað er eftir að uppsetning og niðurpökkun búnaðar fari fram.
- Einnig skal beiðnin innhalda nákvæmlega milli hvaða tungumála eigi að túlka, áætlaðan fjölda túlkaklefa, hljóðnema og heyrnartóla.
- Beiðni
- Svar
- Tölvudeild utanríkisráðuneytisins mun svara innan tveggja virkra daga hvort unnt sé að sinna beiðninni eða hvort leita þurfi annað.
- Ef tölvudeild utanríkisráðuneytis getur annast verkið, greiðir viðkomandi ríkisaðili útlagðan kostnað sem af afnotum hlýst, s.s. vegna vinnu tæknimanns utanríkisráðuneytis, sbr. viðmið í samningi um afnot / hér að neðan, og flutning á búnaðinum.
- Ef tölvudeild sér fram á að geta annað beiðninni mun beiðanda berast samningur um afnot með áætluðum útlögðum kostnaði í tölvupósti.
- Ef fundarstaður er í 2 klst. akstursfjarlægð eða meira frá utanríkisráðuneyti getur gistikostnaður tæknimanns bæst við áætlun um útlagðan kostnað.
- Ef tölvudeild getur ekki annað beiðninni mun beiðanda berast svar þess efnis.
2. Þegar undirritaður afnotasamningur liggur fyrir mun tölvudeild utanríkisráðuneytis sjá um að panta bílaleigubíl vegna flutninga á búnaðinum til og frá utanríkisráðuneyti á fundarstað, sem viðkomandi ríkisaðili stendur straum af.
- Skjala skal beiðnina og undirritaðann afnotasamning á máli UTN24030834 í nýrri möppu.
3. Fyrir fund mun tæknimaður tölvudeildar alfarið sjá um uppsetningu á búnaði. Á meðan fundur er í gangi mun tæknimaðurinn sitja yfir búnaðinum til að tryggja rétta notkun og gæði hans.
- Túlkabúnaðurinn er ætlaður fyrir staðfundi. Ef hluti fundargesta tekur þátt í gegnum fjarfundarbúnað þarf að gera sérstakar ráðstafanir fyrir túlkabúnaðinn. Hafa skal samband við tölvudeild utanríkisráðuneytisins vegna þessa.
4. Fundarhaldari ber ábyrgð á að í fundarsal sé tæknimaður sem sinnir öðrum búnaði í fundarsal, til dæmis hljóð- og myndkerfi.
- Tæknimaður utanríkisráðuneytis sinnir ekki öðrum verkefnum á fundinum en þeim er snúa að túlkabúnaði.
- Æskilegt er að starfsmaður sem sinnir tæknimálum í fundarsal hafi samband við tölvudeild utanríkisráðuneytisins nokkrum dögum áður en fundur er haldinn til að ræða tæknilegar útfærslur í fundarrýminu.
5. Tölvudeild utanríkisráðuneytis sér alfarið um umsjón og ábyrgð á búnaðinum á meðan hann er í notkun. Nauðsynlegt er þó að afnotahafi komi tæknimanni tölvudeildar til aðstoðar við affermingu og að ferma hann aftur eftir að fundi lýkur.
6. Fjármálskrifstofa utanríkisráðuneytis mun í kjölfar fundar senda reikning til afnotahafa fyrir uppgjöri á útlögðum kostnaði við notkun á búnaðinum, sbr. samning um afnot búnaðar.